Privacy Verklaring

De privacyverklaring van Heemkundevereniging

Uit Ons Krijtland.

De juridische grondslag van onze vereniging is gebaseerd op een stichtingsakte die
op drie februari 2012 werd gepasseerd voor notaris mevrouw Mr. Fischer te Wittem.
Door de toenmalige bestuurders werd besloten om zich in de praktijk te gedragen als
een vereniging. Het bestuur bestaat uit tenminste een,of meer meerderjarige
natuurlijke personen. Gestreefd wordt naar tenminste drie leden, in de functies:
voorzitter, secretaris, penningmeester. Het bestuur vergadert tenminste vier keer per
jaar. Een keer per jaar wordt er een algemene leden vergadering gehouden, deze
dient plaats te vinden in de eerste vier maanden van het jaar. Tijdens deze
vergadering wordt door de penningmeester verantwoording afgelegd over de
financiële gang van zaken in het achterliggende verenigingsjaar. De boekhouding
daarvan dient, voorafgaand aan de vergadering, door een uit de leden
samengestelde kascontrolecommissie te zijn gecontroleerd.
Tijdens de vergadering wordt door die commissie verslag uitgebracht.

Het doel dat de stichting op zich heeft genomen is: het bevorderen van de historische
kennis van haar directe omgeving, alsmede het publiceren van die bevindingen, het
aanleggen van fotoverzamelingen, dvd’s, etcetera, het onderhouden van een
website, alsmede het verrichten van alle verdere handelingen, die met vorenstaande
in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
Medio januari 2019 bestaat het bestuur uit de volgende leden: Léon Mertens,
voorzitter, Max Berlijn, penningmeester, Bart Ibelings bestuurslid tevens notulist,
Anne van der Linden en Martin Alleleijn. De secretariaatswerkzaamheden worden
verricht door Ine Sleijpen. Voor meer informatie en adressen kan de website
http//uitonskrijtland.nl worden geraadpleegd.

Ingevolge de Europese wetgeving AVG genaamd (Algemene Verordening
Gegevensbescherming ) dienen ondernemingen en verenigingen zich te
verantwoorden over het door hen gevoerde beleid ten aanzien bescherming van
privacygevoelige wetenschap van klanten en leden. Daartoe dient een zogenaamde
privacy verklaring door de organisatie te worden opgesteld, die zichtbaar moet zijn
voor allen wier persoonsgegevens worden/zijn opgeslagen in de administratie van de
organisatie.

Onderstaand de verklaring van Heemkundevereniging Uit Ons Krijtland Epen

  • De reden van het opslaan van de persoonsgegevens is gelegen in het feit dat de betrokkene zich schriftelijk heeft aangemeld als lid van de vereniging.
  • De informatie die het lid daarin heeft verstrekt zijn: naam, adres, en woonplaats. Indien voorhanden heeft het lid ook zijn e-mailadres opgegeven.
  • Het lidmaatschap kan persoonlijk zijn, of kan voor het gezin (meerdere personen) gelden. Deze keuze daarvoor komt ook in de contributie tot uiting.
  • Door de betaling van de (jaarlijkse) contributie bevestigt het lid het lidmaatschap van de vereniging.
  • Toegang tot de persoonsgegevens van het lid hebben primair de uitvoerder van het secretariaat en de penningmeester. De voorzitter kan de gegevens verkrijgen via de twee voornoemde bestuurders. Dit geldt –indien van belang- ook voor de andere leden van het bestuur.
  • De gegevens van het lid blijven opgeslagen zolang het lidmaatschap van toepassing is. Deze gegevens worden verwijderd bij opzegging van het lidmaatschap.
  • Leden die geen e-mailadres hebben opgegeven ontvangen berichten, nieuwsbrieven etcetera per post.
  • Er wordt geen opgeslagen informatie over leden verstrekt aan derde(n)
  • Er wordt geen informatie over leden buiten de Europese Unie gecommuniceerd.
  • Klachten betreffend de privacy van leden of buitenstaanders kunnen bekend gemaakt worden bij de voorzitter: L. Mertens, T0434551736 M mertensl@ziggo.nl
  • De privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van de vereniging. Deze is ook via het secretariaat opvraagbaar.

De verklaring is geactualiseerd op 30 januari 2019.